Elternzeit beantragen: Was Arbeitnehmer und Arbeitgeber jetzt wissen müssen

Ab dem 1. Mai 2025 tritt eine bedeutende Änderung im deutschen Arbeitsrecht in Kraft, die insbesondere für berufstätige Eltern und pflegende Angehörige relevant ist. Im Rahmen des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes 2024 (BEG IV) wird die Beantragung von Elternzeit, Teilzeit während der Elternzeit sowie Pflegezeit und Familienpflegezeit vereinfacht. Künftig ist für diese Anträge die Textform ausreichend, wodurch die bisherige Notwendigkeit einer schriftlichen Einreichung mit entsprechenden Nachweisen entfällt.

Das Bürokratieentlastungsgesetz IV, das am 1. Januar 2025 in Kraft getreten ist, zielt darauf ab, bürokratische Hürden abzubauen und die Digitalisierung zu fördern. Eine der Kernänderungen betrifft die Modalitäten zur Beantragung der Elternzeit, die ab dem 1. Mai 2025 in Textform erfolgen kann.

Die Neuerung: Elternzeit in Textform beantragen

Bislang mussten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr Verlangen auf Elternzeit handschriftlich bei ihrem Arbeitgeber einreichen, um die Anforderungen des § 16 Abs. 1 BEEG zu erfüllen. Andernfalls war das Elternzeitverlangen unwirksam. Diese Hürde wird nun genommen. Ab dem 1. Mai 2025 können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihr Verlangen auf Elternzeit in Textform stellen.

Textform bedeutet gemäß § 126b BGB, dass eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird, in der die Person des Erklärenden genannt ist. Dies kann beispielsweise ein papiernes Schreiben mit dem Antrag sein, auf dem der Name der erklärenden Person gedruckt ist. Auch ein elektronisches Dokument, das die genannten Kriterien erfüllt, ist zulässig.

Was bedeutet die Änderung für Arbeitnehmer?

Die Einführung der Textform erleichtert die Kommunikation zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer erheblich. Arbeitnehmer müssen ihre Anträge auf Elternzeit oder Teilzeit während der Elternzeit nicht mehr zwingend schriftlich mit Unterschrift einreichen. Dies beschleunigt den Prozess und reduziert den administrativen Aufwand.

Fristen für die Anmeldung der Elternzeit

Die Anmeldung der Elternzeit muss weiterhin fristgerecht erfolgen:

• Für Elternzeit vor dem 3. Geburtstag des Kindes: Mindestens sieben Wochen vor dem gewünschten Beginn.
• Für Elternzeit zwischen dem 3. Geburtstag und dem Tag vor dem 8. Geburtstag des Kindes: Mindestens 13 Wochen vor dem gewünschten Beginn.

Diese Fristen gelten für Geburten ab dem 1. Juli 2015. Bei Geburten vor diesem Datum beträgt die Frist für jegliche Elternzeit sieben Wochen.

Besondere Regelungen gelten für Väter oder Elternteile, die das Kind nicht zur Welt bringen: Die Anmeldung muss 7 Wochen vor dem errechneten Geburtstermin erfolgen.

In dringenden Ausnahmefällen, wie bei Frühgeburten oder der kurzfristigen Aufnahme eines Kindes in Adoptionspflege, können kürzere Fristen gelten. In solchen Situationen sollte die Elternzeit möglichst frühzeitig angemeldet werden.

Anmeldung der Elternzeit

Es gibt keinen klassischen "Antrag auf Elternzeit", sondern eine Anmeldung. Diese kann ab dem 1. Mai 2025 in Textform erfolgen. Es ist ratsam, sich vom Arbeitgeber eine Bestätigung über den Eingang und Inhalt der Anmeldung geben zu lassen. Diese Bestätigung sollte den Zeitraum der Elternzeit und das Datum der Anmeldung enthalten.

Bei der Anmeldung sollte der gewünschte Zeitraum der Elternzeit möglichst genau angegeben werden, idealerweise mit konkreten Daten für Beginn und Ende. Wenn die Elternzeit am Tag der Geburt beginnen soll, kann dies mit "ab Geburt" vermerkt werden, unter Angabe des berechneten Geburtstermins.

Eine nachträgliche Änderung der Anmeldung ist unter bestimmten Umständen möglich, beispielsweise im Rahmen einer Verlängerung oder vorzeitigen Beendigung der Elternzeit.

Bindungszeitraum und Verteilung der Elternzeit

Bei der Anmeldung von Elternzeit vor dem 3. Geburtstag des Kindes müssen Arbeitnehmer verbindlich erklären, für welche Zeiträume sie innerhalb der nächsten beiden Jahre Elternzeit nehmen möchten. Für Elternzeit ab dem 3. Geburtstag gibt es keine solche Bindungsfrist.

Ein Beispiel zur Verteilung der Elternzeit:

Franzi bringt ihr Neugeborenes am 25.04.2025 zur Welt. Sie beantragt Elternzeit für folgende Zeiträume:

• 25.04.2025 bis 24.04.2026
• 25.04.2027 bis 24.04.2028
• 25.04.2030 bis 24.04.2031

Für den dritten Zeitraum (nach dem 3. Lebensjahr) muss Franzi die 13-wöchige Frist beachten. Der Arbeitgeber kann diesen Antrag aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen.

Was bedeutet die Änderung für Arbeitgeber?

Für Arbeitgeber bedeutet die Neuerung eine Vereinfachung administrativer Prozesse. Sie müssen Anträge auf Elternzeit, Teilzeit während der Elternzeit, Pflegezeit und Familienpflegezeit nicht mehr in der bisherigen Form prüfen, sondern können diese in Textform entgegennehmen.

Risiken und Herausforderungen für Arbeitgeber

Obwohl die Vereinfachung Vorteile bietet, birgt die Textform auch Risiken. Ein zentraler Kritikpunkt ist die mögliche Reduzierung der Nachvollziehbarkeit und Beweiskraft von Anträgen. Es könnte schwieriger werden, die Authentizität von Anträgen eindeutig zu bestätigen, was im Falle eines Rechtsstreits zu Problemen führen kann.

Arbeitgeber haben weiterhin die Möglichkeit, Anträge auf Elternzeit oder Teilzeit in Elternzeit abzulehnen. Dies kann jedoch ebenfalls zu Herausforderungen führen, wenn die Nachvollziehbarkeit der Ablehnung beeinträchtigt ist. Wenn ein Antrag nicht ordnungsgemäß in der erforderlichen Form eingereicht wird oder gar nicht nachvollziehbar ist, kann dies zu rechtlichen Auseinandersetzungen führen.

Um diese Risiken zu minimieren, wird empfohlen, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer auf fortgeschrittene elektronische Signaturen (FES) zurückgreifen, die sowohl die Authentizität als auch die Integrität eines Dokuments sichern und vor Manipulation schützen.

Arbeitgeber sollten zudem sicherstellen, dass ihre Führungskräfte und Personalverantwortlichen über die neuen Regelungen und deren praktische Umsetzung informiert sind, um Missverständnisse und Fehler zu vermeiden.

Wichtige Aspekte im Überblick

• Anspruch auf Elternzeit: Grundsätzlich haben beide Elternteile Anspruch auf Elternzeit bis zum dritten Lebensjahr des Kindes, anteilig erweiterbar bis zum achten Lebensjahr. Auch Großeltern können unter bestimmten Umständen Elternzeit beantragen.
• Kündigungsschutz: Ein wirksames Elternzeitverlangen bietet einen Sonderkündigungsschutz, der in der Regel acht Wochen vor Beginn der Elternzeit beginnt.
• Teilzeit während der Elternzeit: Arbeitnehmer haben unter bestimmten Voraussetzungen einen Anspruch auf Teilzeit während der Elternzeit. Arbeitgeber können solche Anträge aus dringenden betrieblichen Gründen ablehnen.
• Pflegezeit und Familienpflegezeit: Die Neuregelung zur Textform gilt auch für Anträge auf Pflegezeit und Familienpflegezeit, die zur Betreuung naher Angehöriger in Anspruch genommen werden können.
• Nachweisbarkeit: Es ist ratsam, sich den Eingang des Antrags vom Arbeitgeber bestätigen zu lassen oder den Antrag per Einschreiben zu versenden, um die Nachweisbarkeit zu gewährleisten.
• Elterngeldbezug: Arbeitnehmer sollten darauf achten, dass ihr Elternzeitantrag mit ihrem Elterngeldbezugszeitraum übereinstimmt, um Einkommenslücken zu vermeiden.
• Weiterarbeit während Elternzeit: Bis zu 32 Stunden pro Woche (bei Geburten ab dem 01.09.21) sind während der Elternzeit möglich. Dies kann jedoch die Höhe des Elterngeldes beeinflussen.

Das BEG IV stellt einen wichtigen Schritt zur Bürokratieentlastung dar und vereinfacht die Beantragung von Elternzeit und verwandten Schutzzeiten. Arbeitnehmer und Arbeitgeber sollten sich jedoch der potenziellen Risiken bewusst sein und die neuen Regelungen sorgfältig beachten, um rechtliche Klarheit und eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten.

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