Die Aufbewahrung von Patientenunterlagen ist für Ärzte eine wichtige rechtliche und berufliche Verpflichtung. Oftmals besteht die Annahme, dass alle medizinischen Dokumente pauschal für 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. Diese Annahme ist jedoch nicht immer korrekt, da es eine Vielzahl von Ausnahmen und spezifischen Regelungen gibt, die je nach Art der Unterlage und der Behandlung gelten. Die rechtliche Grundlage für die Aufbewahrungsfristen bilden primär die Musterberufsordnung für Ärzte (MBO-Ärzte) in § 10 Absatz 3 und das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) in § 630f Absatz 3.
Die allgemeine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren
Grundsätzlich gilt für die meisten ärztlichen Aufzeichnungen, Patientenakten, Karteikarten und sonstigen Aufzeichnungen eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach Abschluss der Behandlung. Diese Frist bezieht sich auf eine breite Palette von Dokumenten, darunter:
- Arztakten und sonstige Aufzeichnungen
- gesonderte Befunde
- Arztbriefe (eigene und fremde)
- Aufnahmen von Röntgenuntersuchungen
- EEG- und EKG-Streifen
- Gutachten über Patienten
- Krankenhausberichte
- Laborbücher und Laborbefunde
- sonographische Untersuchungen
Für selbstständige Praxen erstreckt sich die 10-Jahres-Frist auch auf Bilanzen und Buchungsunterlagen. Ebenso gelten diese Fristen für Anfragen von Patientinnen und Patienten, die letztlich nicht in der Praxis versorgt wurden.
Ausnahmen und abweichende Aufbewahrungsfristen
Neben der allgemeinen 10-Jahres-Regel existieren zahlreiche Ausnahmen, die zu längeren oder kürzeren Aufbewahrungsfristen führen. Einige dieser abweichenden Fristen sind in der folgenden Tabelle zusammengefasst:
| Art der Unterlage | Aufbewahrungsfrist (Jahre) | Gesetzliche/vertragliche Grundlage |
|---|---|---|
| Abrechnungsunterlagen (aus Steuergründen) | 6 | Abgabenordnung |
| AU-Bescheinigungen (Durchschrift) | 1 | Erläuterungen zur Vordruckvereinbarung |
| Aufzeichnungen über Spenderentnahmen, Anwendung von Blutprodukten | 15 | Transfusionsgesetz (TFG) |
| Berichtsvordrucke für Gesundheits- und Krebsfrüherkennung | 5 | Krebsfrüherkennungsrichtlinien |
| Betäubungsmittelabgabe (Rezeptdurchschrift), BTM-Bücher | 3 | Betäubungsmittelverschreibungsverordnung |
| Durchgangsarzt-Verfahren (Behandlungsunterlagen, Röntgenunterlagen) | 15 | Richtlinien für Durchgangsärzte |
| Geschlechtskrankheiten, Stammblatt gemäß Formblatt | 5 | Anlage 25 |
| Krebsfrüherkennungsuntersuchungen (Durchschrift) | 5 | Krebsfrüherkennungsrichtlinien |
| Labor-Qualitätssicherung (interne Kontrollkarten, externe Zertifikate) | 5 | - |
| Strahlenschutzverordnung - Aufzeichnungen über Behandlungen | 30 | Strahlenschutzgesetz (StrlSchG), Röntgenverordnung |
| Strahlendiagnostik - Röntgenbilder und ärztliche Aufzeichnungen | 10 (bei Minderjährigen bis zum 28. Lebensjahr) | Strahlenschutzgesetz (StrlSchG), Röntgenverordnung |
| Gesundheitsakte über beruflich strahlenexponierte Personen | mind. 30 Jahre oder bis zur Vollendung des 75. Lebensjahres | Strahlenschutzgesetz (StrlSchG) |
Spezifische Regelungen für bestimmte Fachbereiche
Strahlenschutz und Radiologie
Besondere Regelungen gelten im Bereich des Strahlenschutzes. Aufzeichnungen über Behandlungen nach dem Strahlenschutzgesetz (StrlSchG) müssen für 30 Jahre nach der letzten Behandlung aufbewahrt werden. Dies gilt auch für Röntgenbilder und digitale Bilddaten. Bei reinen Untersuchungen im Rahmen des Strahlenschutzes beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre, beginnend ab dem 18. Lebensjahr, oder bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres bei Minderjährigen.
Transfusionsgesetz
Die Anwendung von Blutprodukten unterliegt ebenfalls spezifischen Aufbewahrungsfristen. Dokumentationen über Spenderentnahmen und die Anwendung von Blutprodukten müssen für 15 Jahre aufbewahrt werden. Bestimmte Angaben, die für die Rückverfolgbarkeit benötigt werden, können sogar bis zu 30 Jahre aufbewahrt werden.
Durchgangsarzt (D-Arzt)-Verfahren
Ärzte, die im Rahmen des D-Arzt-Verfahrens tätig sind, sind verpflichtet, Behandlungsunterlagen und dazugehörige Röntgenbilder für mindestens 15 Jahre aufzubewahren. Dies gilt auch für Aufzeichnungen zu schwer-unfallverletzten Personen im Rahmen berufsgenossenschaftlicher Verletzungsartenverfahren.
Betäubungsmittel
Die Aufbewahrung von Rezeptdurchschriften, Betäubungsmittelbüchern und -karteikarten für die Abgabe von Betäubungsmitteln unterliegt einer Frist von 3 Jahren, gerechnet ab dem Zeitpunkt der letzten Eintragung.
Krebsfrüherkennung
Während Präparate und Befunde der Krebsfrüherkennungsuntersuchung 10 Jahre aufbewahrt werden müssen, dürfen die dazugehörigen Berichtsvordrucke nach 5 Jahren entsorgt werden.
Die Bedeutung der Dokumentationspflicht und Haftungsgründe
Die ordnungsgemäße Dokumentation ist nicht nur eine Erinnerungshilfe für den Arzt, sondern auch essenziell für die Nachvollziehbarkeit der Behandlung für den Patienten. Im Falle eines Behandlungsfehlers liegt die Beweislast normalerweise beim Patienten. Verletzt der Arzt jedoch seine Dokumentationspflicht, kann dies zu einer Beweislastumkehr führen. Fehlen notwendige Dokumente, wird es für den Arzt schwierig, die ordnungsgemäße Durchführung der Behandlung nachzuweisen.
Aus haftungsrechtlichen Gründen wird generell empfohlen, Patientenunterlagen deutlich länger als die gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufzubewahren. Insbesondere im Hinblick auf zivilrechtliche Haftungsansprüche, die gemäß § 199 Absatz 2 BGB endgültig erst nach 30 Jahren verjähren, kann eine Aufbewahrung von bis zu 30 Jahren ratsam sein. Zu früh vernichtete Unterlagen können in einem Rechtsstreit negativ ausgelegt werden und dazu führen, dass Ärzte Vorwürfe der Gegenpartei nicht widerlegen können.
Haftungsrecht in der Pflege | Definition und Gesetzesgrundlagen | Was bedeutet Haftung?
Aufbewahrung nach Praxisaufgabe oder Tod des Arztes
Auch nach Aufgabe einer ärztlichen Praxis oder im Todesfall des Arztes bleiben die Aufbewahrungspflichten bestehen. Die ärztlichen Aufzeichnungen müssen entweder weiterhin ordnungsgemäß aufbewahrt oder in gehörige Obhut gegeben werden. Bei einer Praxisübergabe oder der Weitergabe von Unterlagen an Erben gelten strenge Regeln zum Schutz der Patientendaten und der ärztlichen Schweigepflicht.
Datenschutzkonforme Entsorgung von Patientenunterlagen
Nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen müssen Patientenunterlagen datenschutzkonform entsorgt werden. Das einfache Wegwerfen ist nicht zulässig, da es sich um sensible personenbezogene Daten handelt. Für Papierunterlagen bedeutet dies die Vernichtung mittels eines speziellen Aktenvernichters oder die Beauftragung eines externen Dienstleisters. Digitale Daten dürfen ebenfalls nicht einfach gelöscht werden; sie müssen so vernichtet werden, dass sie nicht wiederherstellbar sind. Die Orientierung an der DIN 66399 wird für die technische Vernichtung empfohlen.
Digitale Patientenakten
Die Aufbewahrung von Patientenunterlagen ist sowohl in Papierform als auch digital möglich. Bei elektronischen Datenträgern oder Speichermedien sind besondere Sicherungs- und Schutzmaßnahmen erforderlich, um Veränderungen, Vernichtung oder unrechtmäßige Verwendung zu verhindern. Digitale Patientenakten müssen passwortgesichert sein, und die Zugriffsberechtigung muss klar geregelt werden. Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) ist dabei von zentraler Bedeutung.
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