Der Mutterschutz dient dem Schutz von Mutter und Kind vor und nach der Entbindung. Die gesetzliche Schutzfrist beginnt sechs Wochen vor der Entbindung und endet acht Wochen nach der Entbindung. Bei Mehrlings- oder Frühgeburten verlängert sich die Schutzfrist nach der Entbindung auf zwölf Wochen. Sollte die Geburt nicht am errechneten Entbindungstermin stattfinden, verkürzt oder verlängert sich die Schutzfrist vor der Geburt entsprechend.
Mutterschutz in Lexware Office eintragen
Um den Mutterschutz in Lexware Office korrekt zu erfassen, navigieren Sie im Menüpunkt "Abrechnung" zu Schritt 1. Dort wählen Sie als Abwesenheit den Eintrag "Mutterschutz" aus. Ein entsprechender Dialog wird sich daraufhin öffnen, der Sie durch die notwendigen Eingaben führt.
Berechnung des Mutterschaftsgeldzuschusses in Lexware Office
Es ist wichtig zu verstehen, dass die Berechnungen von Lexware Office im Hinblick auf den Zuschuss zum Mutterschaftsgeld von denen der Krankenkassen oder individuellen Berechnungen abweichen können. Dies bedeutet jedoch nicht zwangsläufig, dass ein Fehler vorliegt. Häufig sind fehlende oder nicht im System hinterlegte Informationen die Ursache für abweichende Ergebnisse.
Beispiel 1: Mehrfachbeschäftigung
Ein häufiger Grund für abweichende Berechnungen ist die nicht angegebene Mehrfachbeschäftigung. Dies liegt vor, wenn eine Angestellte mehreren Beschäftigungsverhältnissen nachgeht, beispielsweise einer Hauptanstellung bei Ihnen und einem Minijob bei einem anderen Arbeitgeber.
Wie wird die Mehrfachbeschäftigung in Lexware Office erfasst?
Um die Mehrfachbeschäftigung korrekt zu berücksichtigen, sind folgende Schritte relevant:
Fall A: Hauptjob bei Ihnen, Minijob beim Fremdarbeitgeber
- Hauptjob Netto Gehalt: 2134,20 EUR
- Minijob Netto Gehalt: 450,- EUR
- Kalendertägliches Netto vom Hauptjob: 2134,20 EUR x 3 Monate / 90 Tage = 71,14 EUR
- Kalendertägliches Netto vom Nebenjob: 450,- EUR x 3 Monate / 90 Tage = 15,- EUR
- Gesamt Kalendertägliches Netto: 71,14 EUR + 15,- EUR = 86,14 EUR
Der Zuschuss der Krankenkasse wird dann anteilig berechnet:
Zuschuss Krankenkasse x (Kalendertägliches Netto Hauptjob / Gesamtkalendertägliches Netto) = Anteiliger Zuschuss am Mutterschaftsgeld
Berechnung: 13,- EUR x 71,14 EUR / 86,14 EUR = 10,74 EUR
Dieser anteilige Zuschuss muss vom kalendertäglichen Netto des Hauptjobs abgezogen werden:
71,14 EUR - 10,74 EUR = 60,40 EUR (Zuschuss, den Sie als Arbeitgeber pro Tag zahlen)
Fall B: Minijob bei Ihnen, Hauptbeschäftigung beim Fremdarbeitgeber
- Minijob Netto Gehalt: 450,- EUR
- Hauptbeschäftigung Netto Gehalt: 2134,20 EUR
- Kalendertägliches Netto vom Nebenjob (bei Ihnen): 450,- EUR x 3 Monate / 90 Tage = 15,- EUR
- Kalendertägliches Netto vom Hauptjob: 2134,20 EUR x 3 Monate / 90 Tage = 71,14 EUR
- Gesamt Kalendertägliches Netto: 15,- EUR + 71,14 EUR = 86,14 EUR
Die Berechnung des anteiligen Zuschusses erfolgt analog:
Zuschuss Krankenkasse x (Kalendertägliches Netto Nebenjob / Gesamtkalendertägliches Netto) = Anteiliger Zuschuss am Mutterschaftsgeld
Berechnung: 13,- EUR x 15,- EUR / 86,14 EUR = 2,26 EUR
Der anteilige Zuschuss muss vom kalendertäglichen Netto des Nebenjobs abgezogen werden:
15,- EUR - 2,26 EUR = 12,74 EUR (Zuschuss, den Sie als Arbeitgeber pro Tag zahlen)
Beispiel 2: Noch keine 3 Monate abgerechnet
Wenn Sie Lexware Office erst seit Kurzem nutzen und noch keine Daten aus den letzten drei Monaten vorliegen, kann es zu Problemen bei der Berechnung kommen. In solch einem Fall gibt es derzeit keine automatische Lösung in Lexware Office. Hier kann Ihr Steuerberater weiterhelfen, um die korrekte Berechnung sicherzustellen.
Beispiel 3: Individuelle Entgelte
Besondere, individuell angelegte Entgelte können ebenfalls die Berechnung beeinflussen. Manche dieser Entgelte fließen in die Berechnung ein, andere nicht. Lexware Office bietet an, solche Fälle zu prüfen. Sie sollten hierzu mitteilen, welche spezifischen Entgelte Sie anlegen ließen, damit der Sachverhalt im Support geprüft werden kann.
Elternzeitrechner von Lexware: Planungssicherheit für Arbeitgeber
Wenn Mitarbeiter Nachwuchs erwarten, ergeben sich für Arbeitgeber komplexe Herausforderungen aufgrund der Regelwerke rund um Elternzeit und Elterngeld. Der Elternzeitrechner von Lexware unterstützt Sie dabei, trotz personeller Veränderungen die Personalplanung zu optimieren und rechtliche Bestimmungen einzuhalten. Mit diesem Tool können Sie Dauer, Beginn und Ende der Elternzeit für verschiedene Zeiträume schnell und einfach berechnen.
Elternzeit: Eine wertvolle Erfahrung für Eltern, eine organisatorische Herausforderung für Unternehmer
Die Möglichkeit für Eltern, zu Hause beim Nachwuchs zu sein, während sie beruflich abgesichert sind, ist ein wichtiger Bestandteil einer familienfreundlichen Gesellschaft. Für Unternehmer stellt dies eine organisatorische Herausforderung dar. Die Nutzung eines Elternzeitrechners hilft, Missverständnisse zu vermeiden, insbesondere bei der Beantragung und korrekten Terminierung des Erziehungsurlaubs.
Beispielhafte Berechnung der Elternzeit
Ein Kind wird am 25. Mai 2024 geboren, der Mutterschutz endet am 20. Juli 2024. Ab dem 21. Juli 2024 beginnt die erste Elternzeitphase:
- Phase 1: 12 Monate vom 21. Juli 2024 bis zum 20. Juli 2025.
- Phase 2: Beginnt am 25. Mai 2026 und dauert bis zum 24. Mai 2027.
- Phase 3: Wurde rechtzeitig angemeldet und folgt vom 25. Juni 2027 bis zum 24. Juni 2028.
Insgesamt können so bis zu 36 Monate Elternzeit in Anspruch genommen werden. Eine Aufteilung in maximal drei Abschnitte bedarf der Zustimmung des Arbeitgebers. Zwei Zeiträume können ohne Zustimmung gewählt werden.
Umfang der Elternzeit und Arbeitgeberpflichten
Als Unternehmer sind Sie verpflichtet, Ihren Angestellten Elternzeit zu gewähren, auch wenn diese sich um den Nachwuchs von nicht volljährigen Kindern oder Enkelkindern kümmern möchten (Pflege- oder Adoptiveltern, Großeltern). Gemäß dem Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) müssen Sie eine Bescheinigung über Beginn und Ende der Elternzeit ausstellen. Der Elternzeitrechner von Lexware kann Sie auch hierbei unterstützen.
Anmeldung der Elternzeit durch Mitarbeiter: Arbeitgeber müssen frühzeitig über die Anmeldung der Elternzeit informiert werden, um planen zu können. Die Berechnung des Mutterschutzes in die Elternzeit stellt die erste Hürde dar, da werdende Mütter während dieser Zeit nicht arbeiten dürfen. Die Dauer der Mutterschaftsfrist vor und nach der Geburt kann jedoch vollständig auf die Elternzeit angerechnet werden.
Berücksichtigung der Mutterschutzfrist im Elternzeitrechner
Der Lexware Elternzeitrechner berücksichtigt automatisch die Mutterschutzfrist. Diese beginnt in der Regel sechs Wochen vor dem errechneten Entbindungstag und endet acht Wochen nach der Geburt. Bei Mehrlingsgeburten, Frühgeburten oder der Geburt eines Kindes mit Behinderung endet sie zwölf Wochen nach der Entbindung. Die frühestmögliche Elternzeit für Mütter beginnt unmittelbar nach dem Mutterschutz.
Besonderheiten bei der Geburt
- Geburt vor dem errechneten Termin: Die Mutterschutzfrist verlängert sich nach der Geburt um die nicht in Anspruch genommene Zeit vor der Geburt.
- Geburt nach dem errechneten Termin: Der Mutterschutz nach der Entbindung bleibt unverändert bei acht bzw. zwölf Wochen.
Umgang mit Sonderfällen im Elternzeitrechner
Der Smartrechner von Lexware berücksichtigt auch Sonderfälle wie verlängerte Elternzeit bei Frühgeburten oder Zwillingen sowie die Geburt eines Kindes mit Behinderung. Durch einfache Ja/Nein-Auswahlen werden die relevanten Daten für Beginn und Ende der Elternzeit angezeigt. Bei Kindern mit Behinderung beträgt die Mutterschutzfrist nach der Geburt zwölf Wochen, um die besonderen Belastungen für Mutter und Kind zu berücksichtigen.
BEEG und die Rechte von Arbeitgebern und Arbeitnehmern
Das BEEG ist für Arbeitgeber von Bedeutung, um die Dauer und Verteilung der Elternzeit zu verstehen. Der Elternzeitrechner von Lexware hilft, die Dauer der Elternzeit unter Berücksichtigung aller geltenden Bestimmungen für Väter zu berechnen:
- Der Anspruch auf Elternzeit beträgt bis zu 3 Jahre.
- Das "Babyjahr" kann von beiden Elternteilen beansprucht werden.
- Der Beginn der Elternzeit für den Mann ist die Geburt des Kindes.
- Die Elternzeit endet spätestens mit dem 8. Geburtstag des Kindes.
Arbeitgeber müssen ihren Angestellten insgesamt drei Jahre Elternzeit gewähren. Zwischen dem 3. und 8. Geburtstag des Kindes müssen maximal 24 Monate davon genehmigt werden. Für Arbeitnehmer in Elternzeit besteht ein besonderer Kündigungsschutz, der mit der Anmeldung der Elternzeit beginnt. Arbeitnehmer müssen ihre Elternzeit mindestens 7 Wochen vor Beginn schriftlich beantragen. Teilzeitbeschäftigung während der Elternzeit ist mit Zustimmung des Arbeitgebers möglich (15-32 Wochenstunden).
Die elektronische Entgeltbescheinigung
Die elektronische Entgeltbescheinigung ist ein wichtiges Dokument, das von Arbeitgebern an Krankenkassen gesendet wird, insbesondere zur Berechnung von Krankengeld oder Mutterschaftsgeld. Seit 2020 werden diese Bescheinigungen elektronisch übermittelt, was die Datenübertragung beschleunigt und Papierdokumente reduziert.
Rechtliche Grundlagen und Pflichtangaben
Die gesetzlichen Vorgaben für die Entgeltbescheinigung stammen aus der Gewerbeordnung (GewO) und der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Zu den Pflichtangaben gehören:
- Entgeltabrechnungszeitraum
- Persönliche Daten der Arbeitnehmenden
- Angaben zum Arbeitgeber
- Steuer- und Sozialversicherungsmerkmale
- Detaillierte Zusammensetzung des Arbeitsentgelts, einschließlich Zuschlägen, Zulagen, geldwerten Vorteilen, Abzügen, Abschlagszahlungen und Vorschüssen.
Zudem ist der Vermerk "Bescheinigung nach § 108 Abs. 3 Gewerbeordnung" verpflichtend. Arbeitnehmer können Angaben zur Religionszugehörigkeit unkenntlich machen, sofern die Kirchensteuerzahlung erkennbar bleibt.
Elektronische Entgeltbescheinigung im Detail
Die Sozialversicherungsträger benötigen für die Berechnung von Krankengeld und Mutterschaftsgeld eine Entgeltbescheinigung mit relevanten Angaben zum Beschäftigungsverhältnis. Die Übermittlung erfolgt über das Verfahren "Datenaustausch Entgeltersatzleistungen" (DTA EEL) mittels systemgeprüfter Software oder Ausfüllhilfe.
Fälle, in denen eine elektronische Entgeltbescheinigung notwendig ist:
- Mutterschaftsgeld: Bei Vorliegen einer ärztlichen Bescheinigung für den Geburtstermin muss die Bescheinigung an die Krankenkasse übermittelt werden. Die Bescheinigung darf nicht nach der Entbindung ausgestellt sein.
- Krankengeld: Sobald ersichtlich ist, dass die Entgeltfortzahlung während der attestierten Arbeitsunfähigkeit endet, muss eine Entgeltbescheinigung an die Krankenkasse übermittelt werden.
- Übergangsgeld bei stufenweiser Wiedereingliederung: Sozialversicherungsträger zahlen ein Übergangsgeld, wofür der Arbeitgeber verpflichtet ist, die notwendigen Daten per Entgeltbescheinigung zu übermitteln.
Mutterschutzgesetz (MuSchG) und seine Bestimmungen
Das Mutterschutzgesetz (MuSchG) bietet schwangeren und stillenden Mitarbeiterinnen besonderen Schutz. Der Mutterschutz gilt vom Beginn der Schwangerschaft bis nach der Geburt und umfasst:
- Schutz der Gesundheit von Mutter und Kind am Arbeitsplatz
- Besonderer Kündigungsschutz
- Beschäftigungsverbot in den Wochen vor und nach der Geburt
- Sicherung des Einkommens während des Beschäftigungsverbots
Informationspflichten und Schutzmaßnahmen
Sobald eine Mitarbeiterin von ihrer Schwangerschaft erfährt, sollte sie den Arbeitgeber informieren. Der Arbeitgeber muss umgehend die zuständige Aufsichtsbehörde informieren. Das MuSchG gilt grundsätzlich für alle Mitarbeiterinnen, unabhängig von ihrem Beschäftigungsstatus. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass keine Gefährdungen für Mutter und Kind am Arbeitsplatz bestehen. Schwangere dürfen nicht gesundheitsgefährdenden Stoffen, starkem Lärm ausgesetzt werden, keine Akkordarbeit verrichten oder schwere körperliche Arbeit ausführen. Ab dem 6. Monat dürfen sie nicht mehr ständig stehen.
Beschäftigungsverbote und stillende Mütter
Ärztliche Beschäftigungsverbote können teilweise oder vollständig verordnet werden, wenn dies zum Schutz von Mutter und Kind erforderlich ist. Die Beschäftigungsbeschränkungen und Gefährdungsbeurteilungen gelten im Wesentlichen auch für stillende Mütter. Diese haben zudem Anspruch auf bezahlte Stillpausen, die nicht auf sonstige Pausenzeiten angerechnet werden dürfen und zu keinem finanziellen Nachteil führen dürfen.
Kündigungsschutz während der Schwangerschaft und nach der Geburt
Schwangere Mitarbeiterinnen genießen einen besonderen Kündigungsschutz für die Dauer der Schwangerschaft und bis zu vier Monate nach der Geburt. Eine Kündigung ist nur mit vorheriger Zustimmung der Aufsichtsbehörde in gravierenden Fällen möglich. Wenn eine Mitarbeiterin schwanger ist, wenn sie die Kündigung erhält, oder Ihnen die Schwangerschaft innerhalb von zwei Wochen nach der Kündigung mitteilt, greift dieser Schutz. Befristete Arbeitsverhältnisse enden auch bei Schwangerschaft mit Ablauf der Befristung.
Mutterschaftslohn und Arbeitgeberzuschüsse
Wenn eine Mitarbeiterin aufgrund von Mutterschutzgesetz-Regelungen oder einem ärztlichen Beschäftigungsverbot ihre gewohnte Arbeit nicht mehr ausführen kann, muss der Arbeitgeber ihr eine andere Arbeit zu denselben Bezügen zuweisen. Sie darf während des Mutterschutzes keinen finanziellen Nachteil erleiden. Der Arbeitgeber muss mindestens das durchschnittliche Gehalt der letzten 13 Wochen oder der letzten 3 Monate zahlen (Mutterschaftslohn), einschließlich Sonderzahlungen. Das vom Arbeitgeber gezahlte Entgelt während eines Beschäftigungsverbots kann auf Antrag von der Krankenkasse erstattet werden.
Dauer und Beginn des Mutterschutzes
Die gesetzliche Schutzfrist für Schwangere und junge Mütter beginnt sechs Wochen vor dem berechneten Entbindungstermin und endet regelmäßig acht Wochen nach der Geburt. In der Schutzfrist vor der Geburt darf eine Mitarbeiterin nur beschäftigt werden, wenn sie dem ausdrücklich zustimmt und diese Zustimmung jederzeit widerrufen kann. In der acht-wöchigen Schutzfrist nach der Geburt darf keine Beschäftigung erfolgen, auch nicht auf Wunsch der Mitarbeiterin.
Besonderheiten bei Mehrlingsgeburten, Frühgeburten und behinderten Kindern
- Mehrlingsgeburten: Die Schutzfrist nach der Entbindung beträgt 12 Wochen.
- Frühgeburten: Der Mutterschutz beträgt grundsätzlich 12 Wochen. Die Frist verlängert sich zusätzlich um den Zeitraum, der vor der Geburt versäumt wurde.
- Behinderte Kinder: Eine 12-wöchige Schutzfrist nach der Geburt gilt auch für Mütter, die ein behindertes Kind zur Welt gebracht haben, aufgrund der besonderen psychischen und körperlichen Belastungen.
Beschäftigungsbeschränkungen und ärztliche Untersuchungen
Schwangere dürfen grundsätzlich höchstens 8,5 Stunden pro Tag arbeiten. Nachtarbeit ist nur eingeschränkt und in bestimmten Branchen zulässig. Für vorgesehene ärztliche Untersuchungen sind Mitarbeiterinnen mit Fortzahlung des Entgelts freizustellen.
Mutterschutz für Schülerinnen und Studentinnen
Seit 2018 gilt das Mutterschutzgesetz auch für Schülerinnen und Studentinnen. Die Regelungen bezüglich Gehalt und Fristen entsprechen weitgehend denen für Angestellte, wobei das BaföG davon unberührt bleibt.
Fehlgeburten und Totgeburten
- Fehlgeburten: Frauen, die ab der 13. Schwangerschaftswoche eine Fehlgeburt erleiden, haben Anspruch auf Mutterschutz. Die Dauer richtet sich nach dem Stadium der Schwangerschaft (z.B. 2 Wochen ab 13. SSW, 6 Wochen ab 17. SSW, 8 Wochen ab 20. SSW).
- Totgeburt/Tod des Kindes: Sobald das Kind über 500 g wiegt oder die Geburt ab der 24. Schwangerschaftswoche erfolgt, gelten die Regelungen für Totgeburten, und die allgemeine Schutzfrist nach der Entbindung muss eingehalten werden. Bei Schwangerschaftsabbrüchen endet der Mutterschutz zum Zeitpunkt des Abbruchs, es sei denn, es kommt zu einer Totgeburt.
Urlaubsanspruch während des Mutterschutzes und der Elternzeit
Der Mutterschutz hat keinen Einfluss auf den Urlaubsanspruch. Die Zeit, in der eine Mitarbeiterin nicht berufstätig ist (Schwangerschaft, Mutterschutzfristen, Elternzeit, Beschäftigungsverbot), wird so gewertet, als hätte sie gearbeitet. Resturlaube können in das laufende oder nächste Jahr übertragen werden.
Elternzeit und Elterngeld nach dem Mutterschutz
Nach dem Mutterschutz steht Müttern und Vätern Elterngeld zu, das einen finanziellen Ausgleich während der Elternzeit darstellt. Die Elternzeit kann direkt nach dem Mutterschutz beginnen oder später genommen werden. Der Antrag auf Elterngeld kann bis zu drei Monate nach der Geburt rückwirkend eingereicht werden. Mutterschaftsgeld wird mit dem Elterngeld verrechnet.
Wiedereinstieg nach der Elternzeit
Nach Ende der Elternzeit haben Mitarbeiter grundsätzlich Anspruch auf den gleichen Umfang des Arbeitsverhältnisses wie vor der Elternzeit. Vor der ersten Abrechnung nach dem Wiedereinstieg sollten die Vertragsdaten (Beschäftigungsart, wöchentliche Arbeitszeit, Arbeitstage), die Vergütung und die Angaben zur Sozialversicherung überprüft und angepasst werden.
Teilzeitarbeit während der Elternzeit
Arbeitnehmer, die während der Elternzeit in Teilzeit beschäftigt sind, haben Urlaubsanspruch nach den allgemeinen Regeln. Der Urlaub kann für jeden vollen Kalendermonat in Elternzeit um ein Zwölftel gekürzt werden, wenn nicht gearbeitet wird. Diese Kürzung muss mitgeteilt werden.
Mutterschutz bei Minijobbern in Elternzeit
Wenn sich Mutterschutz an eine bestehende Elternzeit anschließt, muss die Elternzeit vorzeitig beendet werden. Die verbleibende Elternzeit kann anschließend angehängt werden. Bei einer Minijob-Beschäftigung während der Elternzeit muss diese im Monat vor Beginn des neuen Mutterschutzes beendet werden.
Umgang mit Firmen-Pkw während Elternzeit
Je nach Vereinbarung kann die Nutzung eines Firmenfahrzeugs während der Elternzeit entfallen. In diesem Fall muss das Entgelt für den Firmen-Pkw aus der Lohnabrechnung entfernt werden.
Erfassung von Elternzeit in Lexware Office
Seit 2024 müssen Arbeitgeber den Beginn und das Ende der Elternzeit für gesetzlich krankenversicherte Mitarbeiter bei der zuständigen Krankenkasse melden. Auch die Aufnahme und Beendigung von Teilzeitbeschäftigungen während der Elternzeit erfordert eine Meldung. Lexware Office erledigt diese Meldungen automatisch, vorausgesetzt, die Elternzeit und die Beschäftigungen sind korrekt erfasst.
Elternzeit ohne Beschäftigung erfassen
Für die Erfassung einer Elternzeit ohne Beschäftigung geben Sie einfach den ersten und letzten Tag der Elternzeit ein.
Elternzeit mit Beschäftigung erfassen
Bei der Erfassung einer Elternzeit mit gleichzeitiger Beschäftigung (z.B. Teilzeit) ist es wichtig, beide Aspekte korrekt einzutragen. Nach dem Speichern werden alle Phasen der Elternzeit separat angezeigt, was eine klare Übersicht ermöglicht und die Erfassung von weiteren Abwesenheiten wie Krankheiten oder Urlaube erleichtert.
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